Linee Guida AgID
Approfondimento sulle Linee Guida AgID in materia di protocollo informatico, classificazione, fascicolazione e tracciabilità dei documenti amministrativi.
Linee Guida AgID sul protocollo informatico
Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici costituiscono il riferimento normativo principale per l’organizzazione e la gestione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni, in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD (D.Lgs. 82/2005).
In particolare, le Linee Guida disciplinano le modalità di registrazione di protocollo, classificazione, fascicolazione, tracciabilità e sicurezza dei documenti amministrativi, definendo requisiti minimi obbligatori che ogni sistema di protocollo informatico deve rispettare.
Riferimenti normativi ufficiali
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) – Codice dell’Amministrazione Digitale, in particolare gli articoli 40, 41, 42, 43 e 44.
- Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD.
- Allegato 6 alle Linee Guida AgID – Specifiche tecniche della segnatura di protocollo.
- Linee Guida AgID in materia di sicurezza ICT per le Pubbliche Amministrazioni.
Il protocollo informatico secondo AgID
Secondo le Linee Guida AgID, il protocollo informatico è l’insieme delle operazioni e delle informazioni necessarie a garantire:
- la registrazione univoca e cronologica dei documenti ricevuti e spediti;
- la certezza giuridica delle operazioni effettuate;
- la tracciabilità completa del ciclo di vita del documento;
- l’integrità e non modificabilità delle informazioni registrate.
La registrazione di protocollo deve includere obbligatoriamente numero, data, mittente/destinatario, oggetto e classificazione, ed essere non alterabile nel tempo.
Classificazione e fascicolazione obbligatorie
Le Linee Guida AgID stabiliscono che ogni documento protocollato debba essere classificato secondo un titolario di classificazione e fascicolato all’interno di un fascicolo coerente.
La classificazione e la fascicolazione sono considerate operazioni obbligatorie e non facoltative, in quanto funzionali alla corretta gestione archivistica e alla successiva conservazione dei documenti.
Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo è l’insieme dei dati associati in modo permanente al documento informatico che ne consentono l’identificazione univoca.
Le Linee Guida AgID prevedono la generazione della segnatura in formato XML, secondo le specifiche tecniche definite nell’ Allegato 6, al fine di garantire interoperabilità, leggibilità e integrità delle informazioni.
Sicurezza, tracciabilità e audit
I sistemi di protocollo informatico devono garantire adeguate misure di sicurezza logica e organizzativa, in conformità alle Linee Guida AgID e alla normativa vigente.
In particolare, è richiesta la presenza di:
- gestione di utenti nominativi e profili autorizzativi;
- separazione dei ruoli e delle responsabilità;
- logging completo e immodificabile di tutte le operazioni;
- registro di emergenza per la continuità operativa.
Registro giornaliero di protocollo e conservazione
Il registro giornaliero di protocollo è un documento informatico che riepiloga le registrazioni di protocollo effettuate in una determinata giornata e costituisce un elemento fondamentale ai fini di tracciabilità e immodificabilità.
In base al quadro normativo del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e alle Linee Guida AgID, gli obblighi di conservazione dei documenti informatici devono essere soddisfatti mediante procedure conformi alle Linee Guida e tramite un sistema di conservazione che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
AgID ha inoltre pubblicato indicazioni operative dedicate alla produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo, richiamando la necessità di garantire la staticità del documento e l’adozione di misure idonee a preservarne l’immodificabilità nel tempo.
Protocollo PA e conformità alle Linee Guida AgID
Protocollo PA è progettato per supportare le Pubbliche Amministrazioni nel rispetto dei requisiti previsti dal CAD e dalle Linee Guida AgID in materia di protocollo informatico e gestione documentale.
Il software consente la corretta gestione delle operazioni di protocollazione, classificazione, fascicolazione, tracciabilità e sicurezza, costituendo la base operativa per una gestione documentale conforme alla normativa vigente.