Funzioni del programma Protocollo PA

Funzionalità del programma Protocollo PA

Il programma Protocollo PA è stato progettato e realizzato da Pianeta Software con lo scopo di permettere a tutte le pubbliche amministrazioni di gestire in maniera semplice e intuitiva il protocollo informatico, conformemente a quanto previsto dalla più recente normativa in materia (requisiti minimi).

In particolare Protocollo PA presenta le seguenti funzionalità:

  • Generazione automatica del numero di protocollo in forma non modificabile e secondo il formato specificato all'articolo 57 del Testo unico;

  • Assegnazione automatica della data e ora di registrazione di protocollo che viene registrata in forma non modificabile;

  • Registrazione per ogni protocollo di tipo di corrispondenza (es. email, PEC, posta ordinaria etc..), tipo di documento (es. preventivo, determina, fattura elettronica, etc.), oggetto, data e protocollo mittente (se disponibili), mittente/destinatario (richiamabile dall’anagrafica contatti per velocizzare l’operazione di protocollo), classificazione (assegnazione visuale all’albero del titolario), fascicolazione, note (campo libero e facoltativo per inserire ulteriori informazioni utili sul documento protocollato).

  • Associazione al protocollo dei documenti già in formato elettronico e interfacciamento alla quasi totalità degli scanner sul mercato tramite driver TWAIN e WIA per la generazione del file in PDF dei documenti cartacei.

  • Protocollo di email e PEC con una semplice operazione di drag and drop;

  • Generazione dell'impronta dei documenti informatici tramite algoritmo SHA-256;

  • Generazione automatica della segnatura di protocollo in xml per i documenti informatici in uscita, come previsto dall'articolo 9 del DPCM 3 dicembre 2013;

  • Stampa di un'etichetta con codice a barre per la segnatura dei documenti cartacei;

  • Annullamento parziale e totale di un protocollo come disciplinato dall'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013;

  • Potente motore di ricerca interno che consente di ricercare ed individuare immediatamente un protocollo attraverso la combinazione di tutti i campi con cui è stato definito.

  • Generazione e gestione dei registri giornalieri di protocollo in pdf e relativi metadati in file xml da inviare in conservazione digitale come previsto dalla normativa;

  • Gestione anagrafica contatti, utile anche come rubrica;

  • Gestione fascicoli con data apertura, descrizione, data chiusura, contatto di riferimento, protocolli e file associati, etc..

  • Rispetto dei requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico previsti dall'art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013;

  • Tracciamento automatico nei log di tutte le operazioni effettuate da ogni singolo utente su protocolli e su tutti gli archivi del programma.

  • Funzione di recupero dei dati registrati manualmente nel registro di emergenza, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema;
Tutte le operazioni disponibili sono rese estremamente semplici e intuitive grazie all’interfaccia user-friendly del programma.
Inoltre ogni operazione è controllata dal software per ridurre al minimo le possibilità di errori nelle fasi di immissione dati.
Ad esempio tutti i campi vengono formattati automaticamente durante la digitazione; non è possibile salvare un record se non sono stati inseriti tutti i campi obbligatori; controllo automatico prima di ogni salvataggio per evitare di protocollare 2 volte uno stesso documento o di inserire più volte lo stesso contatto in anagrafica.