FAQ – Conformità AgID
Domande frequenti sulla conformità di Protocollo PA alle Linee Guida AgID in materia di protocollo informatico, gestione documentale e registro giornaliero.
Domande frequenti sulla conformità di Protocollo PA alle linee guida AgID
Questa sezione raccoglie le domande più frequenti relative alla conformità del software Protocollo PA alle Linee Guida AgID in materia di protocollo informatico e gestione documentale.
Le risposte fanno riferimento alle funzionalità del software e, ove indicato, all’integrazione con sistemi di conservazione qualificati AgID. Gli aspetti organizzativi, procedurali e le responsabilità restano in capo all’Ente.
Informazioni generali
Cos’è Protocollo PA dal punto di vista delle Linee Guida AgID?
Protocollo PA è un software di protocollo informatico e gestione documentale
progettato per le Pubbliche Amministrazioni, conforme al
Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005)
e alle Linee Guida AgID.
Il protocollo informatico costituisce parte integrante
del sistema di gestione documentale dell’Ente.
Documenti protocollabili
Quali tipi di documenti è possibile protocollare?
Protocollo PA consente di protocollare:
- documenti informatici nativi
- documenti cartacei acquisiti tramite scansione
- email e messaggi di posta elettronica certificata (PEC)
- istanze, dichiarazioni e comunicazioni amministrative
Come vengono gestite email e PEC?
Il software consente la protocollazione di email e PEC
tramite operazione di drag & drop.
Il messaggio viene acquisito come documento informatico
nel suo formato originale (.eml o .msg),
comprensivo di allegati e metadati principali.
Integrità, sicurezza e utenti
Come viene garantita l’inalterabilità dei documenti protocollati?
Per ogni documento protocollato Protocollo PA calcola
l’impronta hash SHA-256,
che consente di verificare l’integrità e
l’inalterabilità del documento dopo la registrazione.
Il sistema è multiutente?
Sì. Protocollo PA è un sistema multiutente con
credenziali nominative individuali.
È possibile definire ruoli, permessi e profili di accesso,
in coerenza con l’organizzazione dell’Ente.
Le operazioni vengono tracciate?
Tutte le operazioni effettuate nel sistema sono tracciate
mediante log completi e immodificabili,
associati all’utente che ha eseguito l’operazione.
Protocollo informatico e registrazioni
È possibile annullare un protocollo?
Sì. Protocollo PA consente annullamenti totali o parziali
delle registrazioni di protocollo.
I dati originari restano memorizzati,
il numero di protocollo non viene riutilizzato
e l’operazione viene tracciata con motivazione e autore.
Il sistema gestisce classificazione e fascicoli?
Sì. La classificazione tramite titolario e la fascicolazione
sono operazioni obbligatorie.
Il sistema consente la gestione di fascicoli e sottofascicoli
con struttura gerarchica.
Protocollo PA gestisce repertori o registrazioni particolari?
No. Protocollo PA gestisce esclusivamente
il protocollo generale.
Eventuali repertori devono essere gestiti
tramite procedure o sistemi dedicati dell’Ente.
Registro di emergenza
È previsto un registro di emergenza?
Sì. In caso di indisponibilità del sistema,
Protocollo PA consente l’utilizzo di un registro di emergenza
e il successivo recupero delle registrazioni,
garantendo continuità operativa e correttezza della numerazione.
Registro giornaliero e conservazione
Cos’è il registro giornaliero di protocollo?
Il registro giornaliero di protocollo riepiloga
tutte le registrazioni effettuate in una giornata,
incluse eventuali operazioni di annullamento.
Protocollo PA consente la generazione del registro
in formato PDF e del relativo file XML.
Come avviene la conservazione del registro giornaliero?
Il registro giornaliero può essere esportato manualmente
oppure inviato automaticamente a un
sistema di conservazione esterno.
Protocollo PA si integra con DigitalHUB S.p.A.,
conservatore qualificato AgID.
Protocollo PA conserva anche documenti e fascicoli?
No. Protocollo PA gestisce documenti e fascicoli,
ma non svolge l’attività di conservazione,
che resta in capo al sistema di conservazione adottato dall’Ente.
Riferimenti normativi
- D.Lgs. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
- Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- Allegati 2, 5 e 6 alle Linee Guida AgID