Conservazione del registro giornaliero di protocollo
Obblighi normativi, riferimenti AGID e modalità operative per la corretta conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo nella Pubblica Amministrazione.
Conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo
La conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo rappresenta un adempimento obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni, previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e disciplinato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Il registro giornaliero di protocollo è un documento informatico di particolare rilevanza giuridica, in quanto garantisce tracciabilità, immodificabilità e certezza delle registrazioni di protocollo effettuate dall’Ente.
Riferimenti normativi
La conservazione del registro giornaliero di protocollo è disciplinata dai seguenti riferimenti normativi:
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in particolare gli articoli 40, 41, 43 e 44
- Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD
Le Linee Guida AGID stabiliscono che il registro giornaliero di protocollo debba essere prodotto, chiuso e versato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella cui si riferisce.
Il registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo contiene l’elenco completo delle registrazioni di protocollo effettuate in una determinata giornata, incluse eventuali operazioni di annullamento totale o parziale.
Il registro deve garantire:
- integrità e immodificabilità dei dati
- tracciabilità delle operazioni effettuate
- certezza temporale della chiusura giornaliera
Generazione del registro con Protocollo PA
Il software Protocollo PA consente la generazione del registro giornaliero di protocollo in formato PDF, contenente tutte le registrazioni della giornata, e del relativo file XML con i metadati previsti dalle Linee Guida AGID.
Il registro include anche eventuali annullamenti totali o parziali delle registrazioni, garantendo la piena tracciabilità delle modifiche.
Obblighi dell’Ente
In base al Codice dell’Amministrazione Digitale e alle Linee Guida AGID, restano in capo all’Ente i seguenti obblighi:
- definire e formalizzare il sistema di gestione documentale;
- individuare il Responsabile della gestione documentale;
- adottare un sistema di conservazione conforme alla normativa;
- garantire la corretta produzione, chiusura e versamento del registro giornaliero di protocollo;
- verificare la regolarità del processo di conservazione nel tempo.
Protocollo PA fornisce gli strumenti software per la produzione del registro e per l’integrazione con il sistema di conservazione, ma non sostituisce gli obblighi organizzativi e procedurali dell’Ente.
Conservazione digitale del registro
La conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo può avvenire:
- mediante esportazione manuale del registro e versamento presso il sistema di conservazione adottato dall’Ente
- oppure tramite invio automatico (con un click) al sistema di conservazione
Protocollo PA prevede un modulo opzionale che consente l’invio diretto del registro giornaliero al sistema di conservazione, attraverso un processo guidato.
Il ruolo del conservatore
L’attività di conservazione digitale non è svolta dal software di protocollo, ma da un conservatore qualificato, responsabile del processo di conservazione a norma di legge.
Protocollo PA si integra con DigitalHUB S.p.A., conservatore qualificato AGID e iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione, per la conservazione del registro giornaliero di protocollo.
Il sistema consente di monitorare lo stato dei registri inviati in conservazione e di individuare eventuali anomalie nel processo.
Ambito di applicazione
Protocollo PA gestisce la produzione del registro giornaliero di protocollo e l’integrazione con il sistema di conservazione, ma non svolge direttamente l’attività di conservazione dei documenti, che resta in capo al conservatore e all’Ente.