L'11 ottobre è il termine ultimo per l'adeguamento delle pubbliche amministrazioni al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico, quali sono gli obblighi?

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Scadenza del 12 ottobre 2015: quali sono gli obblighi per le PA?


 

 
L'11 ottobre è il termine ultimo per l'adeguamento delle pubbliche amministrazioni al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico, quali sono in sostanza gli obblighi da rispettare?

Lo scopo delle regole tecniche è quello di guidare le pubbliche amministrazioni nell'adeguamento, sia organizzativo che funzionale, dei propri sistemi di gestione documentale. 
In particolare, le pubbliche amministrazioni, nell'ambito del loro ordinamento devono provvedere, entro il prossimo 11 ottobre, a:

a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento (art. 50 del TUDA);

b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

c) nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

d) adottare il manuale di gestione;

e) definire i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all'eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale,
dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal DPR 445/2000.


Con riferimento ai requisiti minimi di sicurezza del Sistema di protocollo informatico, l’art. 7 delle regole tecniche in commento introduce un importante nuovo obbligo: la conservazione digitale “a norma” del Registro giornaliero di protocollo.

Come noto, l’art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l’altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente.

Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:
- i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione
- tutti i documenti informatici
- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
- le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica

Il richiamato articolo 52, stabilisce inoltre che “… il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo”. 
Da ultimo, l’art. 7, co. 5, del DPCM 3.12.201310, in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, richiede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso, entro la giornata lavorativa 
successiva a quella della sua produzione, al Sistema di Conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.


Fonte: AGID - Agenzia per l'Italia Digitale - www.agid.gov.it

 
 
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