L’art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l’altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente.

Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:

- i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione (Art. 53, co. 5, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445)

- tutti i documenti informatici (Art. 53, co. 5, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445)

- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;

- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;

- le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica (Di cui all'art. 65, del D.Lgs. 82/2005 CAD)

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione, nonché quelli elencati nel manuale di gestione che ogni pubblica amministrazione deve predisporre.