L'art. 4 del DPCM 3 dicembre 2013, che detta le regole tecniche per il protocollo informatico, disciplina i compiti del responsabile della gestione documentale.

1. In attuazione dell'articolo 61 del Testo unico, le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 2, comma 2, del Codice definiscono le attribuzioni del Responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del Coordinatore della gestione documentale. 

In particolare, al responsabile della gestione è assegnato il compito di:

a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all'articolo 5;

b) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all'articolo 3, comma 1, lettera e);

c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d'intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi o, nel

caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il responsabile dell'ufficio di cui all'articolo 17 del Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto decreto 

2. Il coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell'articolo 50, comma 4, del Testo unico.

Le nuove Regole Tecniche assegnano al Coordinatore della gestione documentale il compito di definire e assicurare criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee.