L'art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013, che detta le regole tecniche per il protocollo informatico, disciplina gli adeguamenti di carattere organizzativo e funzionale che le pubbliche amministrazioni devono adottare.

"Le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 2, comma 2, del Codice, nell'ambito del proprio ordinamento, provvedono a:

a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell'articolo 50 del Testo unico;

b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50 del Testo unico, il Responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

c) nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con pił aree organizzative omogenee, il Coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

d) adottare il manuale di gestione di cui all'articolo 5, su proposta del Responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del Coordinatore della gestione documentale;

e) definire, su indicazione del Responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del Coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalitą e le misure organizzative e tecniche finalizzate all'eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, pił in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal Testo unico."

Nell'ambito delle amministrazioni organizzate su pił aree organizzative omogenee, in aggiunta al Responsabile della gestione documentale, le nuove RT prevedono la figura di Coordinatore della gestione documentale.